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Auditorías internas y a proveedores.

Por: Comunicación Digital Levapan.

Las auditorías internas y a proveedores son definidas por Felipe Cuadros, consultor gastronómico y fundador de Backö.  Como sistemas de seguimiento y medición que se deben hacer a los procesos. Para establecer si el negocio funciona y cuáles pueden ser las oportunidades de mejora.

Primero

“Realmente como política de empresa, uno si debe establecer unos indicadores de gestión o control para todas las áreas. Esto promueve la creación de un ambiente empresarial donde la gente todo el tiempo se esté exigiendo una mejora. Que al final va a beneficiar a todos. Permite tener la seguridad de que se están cumpliendo con todas las obligaciones de ley, las obligaciones morales, los acuerdos con los empleados y proveedores. Lo que significa finalmente que la empresa no va a estar en riesgo. Sin embargo, las empresas del sector horeca no suelen realizarlo porque no entienden el negocio en un 100%. No saben que medir, a quién delegar esa responsabilidad y si les va a traer mayor rentabilidad”, asegura Felipe Cuadros.

Por eso les aconseja a los propietarios y administradores de establecimientos de esta industria, a realizarlas, ya que son necesarias para llevar a cabo la contabilidad del restaurante y tener claro los gastos, los pagos, las ganancias, los imprevistos, entre otros; que le van a permitir poder tener una mejor gestión de su negocio.

Segundo

Para él, estas auditorías internas y a proveedores deben realizarse cada mes, dependiendo de la estructura y capacidad de cada establecimiento. Para ello, el gerente del restaurante debe reunirse con los líderes de cada área y la persona encargada de recursos humanos, para definir la estructura que van a tener estas auditorías, fijar los indicadores que se van a medir, establecer quién va a realizar este procedimiento y cuál va a ser su periodicidad.  Luego, después de implementarlo y generar los datos o el diagnóstico, se crea una acción preventiva y correctiva que va a traerle grandes beneficios a la empresa porque son estadísticas que brindan un panorama de continuo perfeccionamiento.

Si tengo claro los números, logro entender mi negocio. Y al entenderlo, puedo tener una visión más holística y tomar decisiones estratégicas que me permitan crecer, invertir y llegar alcanzar el éxito que quiero. ”, agrega Felipe.

Después de crear una acción preventiva y correctiva, ¿qué debe hacerse?

Se deben llevar a cabo auditorías de seguimiento que evalúen si las acciones correctivas y preventivas sí están teniendo los resultados esperados. Además, facilita que el personal interiorice los estándares de evaluación y que no solo lo apliquen por un día. Lo que ayuda a mejorar la calidad del restaurante y a evitar contratiempos en la administración del negocio. Generando una cultura empresarial entorno a la mejora.

Auditoria a proveedores

Está ligada al requisito ISO 9001 del 2008 que afecta todas las compras de productos tangibles o servicios. Para hacer esta evaluación de proveedores se debe tener en cuenta los siguientes criterios:

  • Analizar los plazos de entrega para verificar si el producto si está siendo entregado en el momento acordado.
  • El cumplimiento de las especificaciones técnicas: se comprueba si el producto o servicio alcanza el estándar acordado.
  • Calidad del servicio que presta: analiza si el proveedor responde oportunamente a reclamos, solicitudes, entre otros.
  • Confiabilidad.
  • Mide el desempeño de los proveedores en relación con los competidores.
  • Mide si cumple con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.

La empresa debe considerar acciones para mantener el adecuado desempeño de la organización en el caso de que falle el proveedor.

Empero, los beneficios que genera realizar auditorías a los proveedores son variados. Entre ellos están:

  • Reducir costos por la disminución de rechazos, de desperdicios, etc.
  • Evitar que los proveedores no calificados participen en la cadena de producción y afecte su relación con los clientes.
  • Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar las entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.
  • Garantizar la calidad de los productos.

Teniendo en cuenta esto, tanto las auditorías internas como las de proveedores son necesarias para poder tener una buena gestión de su negocio, control y mayor oportunidad de crecimiento. Sin estas mediciones, es muy difícil estipular si su restaurante está o no en quiebra, o si se están colocando los esfuerzos en donde se deben destinar.

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